L’accueil de loisirs est déclaré auprès de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS) et à la Caisse d’Allocation Familiales de la Vienne (CAF) et par conséquent répond aux réglementations définies par ces différents services.
L’accueil de Loisirs exprime le projet éducatif de l’Association.
1. Le Public
L’accueil de loisirs de l’ACSEP est accessible aux enfants :
- Agés de 5 à 12 ans (de la grande section maternelle à la 6ème)
- Dont les parents résident sur Poitiers ou autres communes du département.
- Les enfants présentant un handicap seront intégrés, suite à un temps d’échange avec les familles pour adapter au mieux les conditions d’accueil. En cas de très grande difficulté d’adaptation, la direction peut être dans l’obligation de refuser l’enfant.
2. Les modalités d’inscription
- Une journée d’essai gratuite avant validation complète de l’inscription est autorisée, avec les fiches de renseignement et sanitaire remplies obligatoirement.
- Une inscription n’est valable que si le dossier est complet et sous réserve du versement de l’adhésion et d’un premier acompte. (hors journée d’essai).
- Les inscriptions s’effectuent :
- au bureau de l’association les lundis, mardis et jeudis de 9h00-12h00/ 13h30-17h00 et vendredis de 9h00 à 12h00;
- lors des guichets uniques.
- Pour les mercredis et samedis de l’année scolaire, l’inscription se fait pour une année complète.
- Pour les inscriptions aux stages des petites vacances, l’inscription se fait pour l’ensemble du stage.
- Toute inscription entraine une facturation.
3. Les documents à fournir obligatoirement
- La fiche d’inscription et la fiche sanitaire complète (photocopie des vaccins)
- Un document de la CAF, stipulant le numéro d’allocataire ou le quotient familial et en dernier recours les feuilles d’avis d’imposition de l’année N-1.
- En cas de divorce ou séparation, un extrait du jugement indiquant si l’un des parents est déchu de son autorité parentale.
Le dossier d’inscription est à refaire chaque rentrée scolaire.
En cas de changements dans les diverses informations demandées (notamment pour les numéros de téléphone), les responsables légaux de l’enfant s’engagent à les signaler au responsable de la structure, afin que celui-ci puisse les prévenir en cas d’urgence.
4. Les horaires de fonctionnement.
- Les mercredis après-midi pour les activités sportives suivis des activités artistiques ou de l’accueil du soir de 12h45 à 18h30
- Les samedis matins de 10h00 à 12h00 sur le gymnase de Bellejouanne
- Les samedis matins de 10h00 à 12h00 au gymnase d’Evariste Galois
- Durant les vacances de 8h00 à 18h00 sur les lieux de stage spécifiés lors de l’inscription.
A noter que les enfants ne pourront être récupérés en cours d’activité que pour rendez-vous médical, dans un souci de sécurité, de responsabilité et d’organisation des activités.
5. Lieux d’accueils
Notre accueil de Loisirs est déclaré auprès de la DDCS comme accueil multi-sites, comprenant les différents lieux de fonctionnement sur les périodes de l’année scolaire, avec un seul et même projet pédagogique.
Un adjoint de direction sur chaque site d’accueil.
Les mercredis après-midi, pour les activités sportives, trois lieux d’accueils en fonction des groupes d’âges :
- Ecole élémentaire Micromégas : 5- 6 ans
- Gymnase J.Pierre Garnie ( ST Eloi r /Kyoto) : 7-8 ans
- Gymnase de Charles Perrault : 9-11 ans
Puis un seul lieu d’accueil pour les activités artistiques et l’accueil du soir :
- Ecole élémentaire Micromégas de 16h30 à 18h30.
Les samedis matins
- Gymnase de Bellejouanne de 10h00 à 12h00.
- Gymnase Evariste Gallois de 10h00 à 12h00.
6. Les transports
- Afin de faciliter l’accès de l’accueil de Loisirs et pour proposer un service supplémentaire aux familles, les mercredis, nous organisons un ramassage en bus ou à pied des enfants sur différentes écoles de Poitiers. Ce transport permet de transférer les enfants sur leur site d’activité soit à 13h00 ou à 16h15.
- Dans le cadre de rencontres sportives les mercredis ou durant les vacances, les enfants seront véhiculés en bus de ville ou par un transporteur affrété à cette occasion. Les familles devront autoriser l’ACSEP, dès le début de l’année sur les fiches d’inscription le transport en bus. En cas de refus l’enfant ne pourra pas participer à ces sorties durant l’année.
- Les lieux et horaires réguliers des transports sont spécifiés chaque année sur les tracts d’inscription et sur le panneau d’affichage de l’école Micromégas. Pour tout changement les familles seront informées par un courrier et/ ou par mail.
7. La restauration
- Lors des petites vacances, la restauration se fera sur la cantine scolaire du quartier, après le pointage des présences par l’ACSEP, la ville de Poitiers enverra une facture des repas, directement aux familles.
- Les enfants présentant des allergies alimentaires (Photocopie du PAI à fournir) ou autres allergies (piqures, produits…) devront être signalés à l’équipe d’animation et il est primordial de le stipuler sur la fiche sanitaire, lors de l’inscription.
- Durant les stages, un goûter sera offert aux enfants,
- Les mercredis après-midi le goûter sera offert aux enfants restant sur les activités du soir jusqu’à 18h30, les protocoles ne nous permettant pas de goûter dans les vestiaires, lors des activités sportives.
8. Responsabilités et Assurances
- Les enfants inscrits à l’ACSEP sont assurés par la licence USEP, lors de la pratique d’activité.
- Durant les stages une assurance complémentaire assurera les enfants non adhérents.
- Le parent ou le responsable doit accompagner l’enfant à l’entrée des locaux de l’accueil de loisirs et le confier aux animateurs de l’ACSEP. La responsabilité de l’association débute au moment où l’enfant est pris en charge par les animateurs de l’ACSEP et cesse dès que l’enfant a quitté les locaux aux horaires convenus.
- Les enfants doivent se faire pointer à leur arrivée et départ auprès de l’animateur responsable de l’émargement.
- Lorsque l’enfant rentre seul, les parents doivent remplir une autorisation sur la fiche d’inscription, qui décharge la responsabilité de l’association.
- Lorsque l’enfant part avec une personne autre que son responsable légal ; cette personne doit être inscrite en début d’année sur la liste des personnes autorisées à prendre l’enfant. En cas de changement exceptionnel, les parents doivent informer la direction et la personne doit se présenter avec un document signé des parents l’autorisant à récupérer l’enfant, ainsi que sa pièce d’identité.
- Les parents doivent se conformer aux horaires de fermeture de l’accueil : 18h30, par respect pour le personnel. Dans le cas d’un retard ou aucun des parents n’est joignable, la direction pourra être amené à prendre contact avec la gendarmerie pour prendre en charge l’enfant.
- L’association décline toute responsabilité quant à l’apport d’objets personnels sur l’accueil de loisirs, l’enfant est donc responsable de ses affaires.
- Par mesure de sécurité, le port de bijoux est interdit sur les activités sportives. De la même façon les objets personnels et de valeurs, jeux, téléphone portable etc… sont interdits pour éviter vol et perte.
- L’utilisation du véhicule personnel des cadres de l’association est assurée par l’association, pour le transport d’enfants.
- Un minibus de l’association pourra venir compléter le transport des enfants pour le bon fonctionnement des activités ou pour le ramassage à la sortie des écoles (le mercredi), celui-ci est assuré pour le fonctionnement associatif.
9. Tarification
- Les tarifs sont calculés en fonction des quotients familiaux des familles (CAF) : tarif forfaitaire annuel pour les mercredis et samedis et tarif forfaitaire à la semaine pour les stages et séjours.
- Paiement d’une seule adhésion par famille
- Le non-paiement des activités suite à une lettre de rappel, pourra faire l’objet de l’exclusion de l’enfant. Par la suite l’enfant ne sera accepté à l’accueil de loisirs qu’à la condition que la totalité du paiement soit effectuée.
- Le paiement est sécurisé via la plateforme HelloAsso. L'Utilisateur devra saisir ses données de cartes bancaires (numéro de carte, date de validité et pictogramme) via le formulaire proposé, puis valider le paiement. Les informations bancaires de l'Acheteur sont protégées grâce à leur sécurisation via le protocole SSL qui contrôle systématiquement la validité des droits d'accès lors des paiements par carte bancaire et crypte tous les échanges afin d'en garantir la confidentialité. La transaction sera conclue sous réserve de la validation finale de la commande par l'Acheteur et de l'acceptation de la transaction par HelloAsso.
10. Gestion des absences et annulation
- Les parents sont invités à signaler l’absence de leur enfant sur les activités auprès de la structure le plus tôt possible, par mail ou téléphone.
- L’annulation de l’inscription donnant droit à un remboursement en cours d’année, ne sera possible que pour déménagement rendant l’accès de l’accueil de loisirs impossible ou pour blessure prolongée ou inaptitude avec certificat médical à l’appui.
11. Santé- hygiène
- L’enfant est accepté dans la structure s’il est à jour de ses vaccinations DTP.
- Aucun traitement médical ponctuel ne sera assuré durant les temps d’accueil de l’enfant les mercredis, samedis ou stages.
- Seront appliquées des traitements pour l’asthme, et les traitements lors d’un séjour ou pour un enfant présentant un état pathologique qui devra faire l’objet d’un Protocole d’Accueil Individualisé. (obligation de fournir les ordonnances).
- Les parents sont tenus de signaler tout incident survenu, avant l’arrivée de l’enfant (chute, blessure..) pour une éventuelle surveillance.
- En cas de maladie contagieuse et forte fièvre l’enfant ne pourra pas être accepté sur la structure. De plus nous invitons les familles à prévenir la direction, afin d’informer les autres familles d’une possible pandémie.
- En cas d’accident, l’ACSEP fait appel directement au SAMU ou aux Pompiers, les parents seront aussitôt informés du lieu d’hospitalisation.
12. Règles de conduite à respecter
- Le respect et la sécurité de chacun doivent être assurés sur la structure, pour l’enfant comme pour l’adulte.
- Les comportements d’incivilité, de dégradation, de violence et les insultes, feront l’objet d’un avertissement signifié aux parents. La structure se réserve le droit d’exclure temporairement ou définitivement l’enfant, si le cas le nécessite.
- Il est interdit de fumer dans les locaux et sous la présence des enfants.
- Il est interdit de photographier les enfants sans autorisation de leurs parents.
